Accélérer la cartographie des processus avec StepsView

Lorsqu'on lance un programme de transformation du SI, on veut maîtriser rapidement ses impacts sur les processus métier. Cela suppose une documentation à jour des processus existants.

Quand cette documentation est inexistante ou périmée, il faut capturer vite la connaissance de l'existant, puis décrire les processus cibles pour mesurer l'écart et les évolutions.

Cet article explique comment StepsView accélère la construction d'une cartographie des processus métier dans le cadre d'un programme de transformation.

1. Les responsables de processus connaissent leurs processus ; la difficulté, c'est la forme imposée

Pour comprendre le déroulement d'un processus, ses règles et ses conditions métier, on demande en général à un sachant de l'expliquer lors d'un point en visioconférence. Cet échange humain permet de comprendre vite.

Mais demandez à ce même responsable de modéliser son processus selon des règles de notation complexes, qu'il ne maîtrise pas : la modélisation ne se fait jamais, et ne se maintient pas dans le temps.

Il faut répondre à la préoccupation : comprendre. Il ne faut pas modéliser pour modéliser.

2. StepsView accélère la cartographie sans ajouter de corvée

Dans beaucoup d'entreprises, les experts métier sont sur-sollicités : on leur demande d'expliquer et de ré-expliquer les mêmes processus. StepsView valorise ces explications de trois façons.

1. Expliquer une fois, puis renvoyer vers la fiche. Le responsable décrit son processus avec ses propres mots dans une fiche, puis la partage aux demandeurs. Plus besoin de rejouer la même présentation en réunion plusieurs fois par an.
2. Laisser l'IA modéliser. StepsView génère automatiquement des diagrammes UML, BPMN et des vues sémantiques d'architecture d'entreprise. L'expert gagne du temps, et les parties prenantes peuvent se servir et intégrer ces diagrammes à leurs livrables de projet.
3. Transformer le processus en connaissance exploitable. Les applications, acteurs métier, objets métier et autres éléments identifiés dans les descriptions alimentent en continu un référentiel d'entreprise. Il rend visibles les dépendances et les relations entre les composants de l'organisation.

3. De l'existant à la cible : voir l'écart plus tôt

Dans un programme de transformation, la même méthode sert deux fois : on décrit le processus tel qu'il fonctionne aujourd'hui, puis tel qu'il doit fonctionner demain. Dans StepsView, chaque processus est qualifié comme existant ou cible, ce qui permet de raisonner sur l'écart au sein d'un même référentiel.

4. Un déroulé en quatre phases

Voici une façon de procéder, à adapter à votre périmètre. Chaque phase se termine par un livrable concret.

1. Cadrage. Lister les processus qui portent la transformation et désigner un ambassadeur de la cartographie par domaine. Livrable : une liste priorisée de processus à cartographier.
2. Capture de l'existant. Les responsables décrivent leurs processus actuels dans des fiches, en brouillon. Livrable : une fiche et un diagramme générés par processus.
3. Description de la cible. Les mêmes responsables, avec l'équipe projet, décrivent les processus tels qu'ils doivent devenir. Livrable : les processus cibles décrits.
4. Validation et exploitation. Le métier relit et valide les fiches, le référentiel s'alimente, et les architectes s'en servent pour repérer les applications et les acteurs concernés. Livrable : une base de décision pour le backlog de transformation.

En résumé

On ne gagne pas de temps en modélisant plus vite, mais en laissant les responsables de processus expliquer à leur façon et en confiant la mise en forme à l'outil. Pour juger sur pièces, prenez un processus réel de votre périmètre, décrivez-le et regardez ce que vous obtenez sur

1. stepsview.com.